O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é um sistema de produção e gestão de documentos e processos eletrônicos desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente à administração pública. A partir de fevereiro, em data a ser definida, a Universidade Federal de Sergipe (UFS), passará a utilizar exclusivamente o SEI, em substituição ao Sipac.

A nova ferramenta de protocolo permite a produção, edição, assinatura e trâmite de processos e documentos de forma 100% digital, garantindo maior celeridade e transparência. De acordo com o superintendente de Tecnologia da Informação da UFS, Andrés Menéndez, como se trata de um novo sistema, os servidores deverão passar por um treinamento.

“Inicialmente, os servidores precisam fazer o curso sobre o SEI ofertado pela Escola Nacional de Administração Pública, para entender o funcionamento básico do sistema. Posteriormente, ainda em fevereiro, a UFS vai disponibilizar no Capacite-se um outro treinamento, na verdade um manual para que as pessoas possam verificar o que tem de diferente no nosso em relação ao treinamento que tem lá no do ENAP”, pontua o superintendente.

Encontro virtual

De acordo com ele, além do manual, haverá encontros online para tirar dúvidas. “Vamos ter encontros virtuais com cada campus, nesse dia todo mundo daquele campus deve participar, para que possa tirar dúvidas com relação ao funcionamento do SEI. Nesse treinamento, o que a gente vai fazer é trabalhar cada ação, como se abre um processo, como se encaminha para assinatura, as rotinas mais comuns. Será um ambiente de treinamento, para todo mundo fazer o que precisar de forma simulada. Não será presencial, vamos reunir as pessoas e faremos de forma virtual, com o professor mostrando os procedimentos no SEI e tirando dúvidas”, reforça Andrés.

“A nossa expectativa é que os cursos ocorram em fevereiro, em data a definir, e que o SEI possa entrar em funcionamento efetivo no mesmo mês”, informa.

Menéndez chama a atenção para a necessidade real de se conhecer o novo sistema. “Quando ativarmos o SEI, a gente desabilita o Sipac, que funcionará apenas como um repositório do que já aconteceu. Não haverá mais processos e memorandos via Sipac, será tudo pelo SEI, qualquer processo novo terá que ser aberto por lá”, ressalta.

“Acho que finalmente a gente pode dizer que os processos de trabalho teoricamente vão mudar um pouco por conta do sistema. Por exemplo, a gente não vai ter mais o que chamamos hoje de memorando. Dentro do SEI serão todos processos, talvez as rotinas de trabalho mudem um pouco por conta disso, mas o SEI é bem mais simples, teremos alguns ganhos de produtividade. No começo a gente pode sentir um pouco a diferença, mas assim que acostumar, as pessoas vão passar a perceber o quanto mais ágil é o SEI”, complementa.

O SEI foi escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, e têm sido implantado em vários órgãos e entidades das mais variadas esferas administrativas.

Ascom